Start met professionele
bezoekersregistratie voor je events
Een event begint bij een goede ontvangst. Met een slimme voorbereiding liggen de badges klaar, checken deelnemers soepel in en houd jij overzicht. Geen losse lijsten of wachtrijen: je gasten kunnen direct door naar de eerste kop koffie. Of je nu werkt met 50 of 5.000 mensen, een professioneel systeem voor bezoekersregistratie zorgt voor rust. Alle gegevens komen samen op één plek. Overzichtelijk, veilig en afgestemd op jouw event.
Voordelen bezoekersregistratiesysteem:
- Eenvoudig en snel bezoekers registreren
- Professionele ontvangst, soepele doorstroming
- Inzicht in wie aanwezig zijn
Voordelen van bezoekersregistratie
Een professioneel bezoekersregistratiesysteem geeft controle, overzicht en inzicht. Met digitale bezoekersregistratie weet je precies wie je ontvangt, wanneer en met welke voorkeuren. Alles loopt via één systeem: veilig, slim en volledig afgestemd op jouw event.
Met bezoekersregistratie software houd je grip op wie er binnenkomt. Bij events met kaartverkoop wil je alleen gasten toelaten met een geldig ticket. Maar ook bij andere evenementen bepaal jij wie toegang krijgt, bijvoorbeeld alleen bezoekers die op je deelnemerslijst staan.
Omdat alle data realtime beschikbaar is, zie je precies wie er aanwezig is. Je hebt direct inzicht in bezoekersaantallen, per ruimte of per sessie. Wil je weten wie fysiek heeft deelgenomen? Ook dat registreer je eenvoudig.
Op sommige locaties vereist het veiligheidsbeleid dat je precies weet hoeveel mensen zich in een zaal of gebouw bevinden. Bij een ontruiming kunnen BHV’ers of de brandweer dan snel en adequaat handelen. Met realtime aanwezigheidsgegevens ben je goed voorbereid op dit soort situaties.
Er zijn veel situaties waarin het belangrijk is om precies te weten wie aanwezig was en welke sessies ze volgden. Bijvoorbeeld:
- Medische, financiële of juridische beroepen zoals verpleegkundigen, artsen, registeraccountants, controllers, belastingadviseurs, notarissen en advocaten.
- Beroepsgroepen die Permanente Educatiepunten (PE-punten) moeten behalen.
Verschillende soorten bezoekersregistratie: wat werkt het beste?
Of je nu een kleinschalige bijeenkomst organiseert of een congres voor duizenden mensen: hoe je bezoekers registreert, maakt het verschil. Hieronder zie je een vergelijking tussen verschillende manieren van bezoekersregistratie.
| Met Yellenge | Digitaal zonder platform | Analoog (papier) | |
| Snelheid | Automatische check-in, real-time data, direct inzicht. | Digitale invoer, maar vaak handmatig gekoppeld, geen realtime dashboard. | Handmatig verwerken, wachtrijen, traag en foutgevoelig. |
| Veiligheid & privacy | AVG-compliant, encryptie en toegangsbeheer standaard geregeld. | Afhankelijk van losse tools, minder controle op veiligheid. | Papieren lijsten of open bestanden zijn kwetsbaar en makkelijk kwijt. |
| Foutgevoeligheid | Automatische validaties, directe foutmeldingen en controle op dubbele aanmeldingen. | Meer risico op fouten, dubbele invoer lastig te controleren. | Veel handmatige handelingen, kans op fouten of onleesbare notities. |
| Schaalbaarheid | Geschikt voor kleine en grote events, eenvoudig op- of af te schalen. | Wordt snel onoverzichtelijk bij grotere groepen. | Nauwelijks werkbaar bij grote aantallen, foutgevoelig en tijdrovend. |
Bezoekers registreren met Yellenge
Mogelijkheden bezoekersregistratie Yellenge
-
Zelf check-in
Zelf check-in zorgt voor de vlotste doorstroming. In de ontvangstruimte van de eventlocatie toont een beeldscherm een check-in code. De bezoeker voert de code in in de event app op zijn telefoon. Vervolgens ziet de bezoeker direct bij welke balie zijn of haar persoonlijke badge klaarligt.
-
Inchecken op naam
Bezoekers melden zich bij de ontvangstbalie. De baliemedewerker vraagt naar de naam, zoekt deze op in het systeem of voert deze handmatig in. Met één klik is de bezoeker ingecheckt. Tijdens het inchecken zie je direct realtime statistieken, zoals het aantal bezoekers dat al is ingecheckt en hoeveel er nog worden verwacht.
-
QR-code scannen
Bezoekers tonen hun persoonlijke QR-code op mobiel. Een medewerker scant de code en de app laat direct zien bij welke balie de bezoeker zich mag melden. Zo voorkom je rijen, versnel je de doorstroom en begint het event ontspannen.
-
Badge printing on demand
Bij iedere check-in kun je badges direct ter plekke printen. Je hoeft dus niet alles vooraf klaar te leggen. Dat scheelt tijd, papier en zoekwerk. Bovendien kun je eenvoudig eventuele tikfouten in de naam, functie of organisatie wijzigen. Even aanpassen, opnieuw printen, klaar.
Hoe werkt zo’n
bezoekersregistratiesysteem?
Een goed bezoekersregistratiesysteem regelt alles vooraf. Bezoekers melden zich aan via een slimme flow en ontvangen automatisch hun bevestiging en persoonlijke QR-code. Op de eventdag zelf worden ze snel ingecheckt en liggen badges direct klaar. Zo houd je overzicht en zorg je voor een soepele doorstroming. Geen losse lijsten, maar rust, controle en een professionele start van je event.
Of je nu kiest voor zelf check-in, inchecken op naam of via een QR-code: je bezoekersregistratie start in het centrale event management platform. De bezoekersregistratie software verzamelt alle gegevens automatisch en koppelt deze direct aan de rest van je eventflow.
Vanaf dat moment gaat alles vanzelf. Denk aan een automatisch welkomstbericht in de event app, inclusief programma of praktische updates. Zo krijgt elke bezoeker een helder vervolg, precies zoals jij het hebt uitgestippeld.
Met Yellenge richt je de volledige bezoekersregistratie én het eventverloop vooraf in, van A tot Z. Het platform fungeert als slimme spil tussen registratie, communicatie en ervaring. Geen losse tools, wel overzicht. Zo begeleid je je bezoekers soepel door je programma en geef je elke stap van de journey een professioneel vervolg.
Een goed systeem voor bezoekersregistratie werkt voor alle soorten fysieke events. Van medewerkersbijeenkomsten, seminars en trainingen tot congressen, beurzen, ALV’s en eedafleg-bijeenkomsten.
Het zorgt niet alleen voor een soepele start, maar ook voor rust en overzicht. Je weet namelijk precies wie er aanwezig is. Zo geef je elke deelnemer een passende follow-up en bereid je je voor op een nóg sterker volgend event.
Soms wil je zeker weten welke onderdelen een bezoeker écht heeft bijgewoond. Bijvoorbeeld bij verplichte sessies, accreditatie of PE-punten. Ook dat registreer je eenvoudig met het bezoekersregistratie systeem van Yellenge. Je laat bezoekers in dat geval verplicht uitchecken zodra ze een sessie of de eventlocatie verlaten.
Voor iedereen die een zakelijk event wil organiseren dat klopt vanaf het begin
Of je nu een congres, netwerkbijeenkomst of workshop organiseert: een goed ingerichte bezoekersregistratie maakt het verschil. Je wilt precies weten wie er komt, hoe je ze ontvangt en hoe je ze soepel door het programma begeleidt.
Yellenge is er voor eventprofessionals, communicatiemanagers, office teams en iedereen die overzicht wil. Je regelt alles digitaal: van aanmelding tot badge en van check-in tot follow-up. Geen losse lijsten, maar rust en overzicht. Of je nu een kleinschalige bijeenkomst organiseert of een event voor duizenden mensen: met het bezoekersregistratie systeem van Yellenge ben je voorbereid op elk detail.
Unieke integraties
Bij Yellenge is bezoekersregistratie een vanzelfsprekend onderdeel van het geheel. Alles is met elkaar verbonden: bezoekersregistratie, communicatie, sessiekeuze, check-in, badgeprinting, app en evaluatie. Je werkt in één systeem, waarin elke wijziging automatisch wordt doorgevoerd. Geen dubbel werk, geen losse tools, geen handmatige koppelingen. Alles wordt vanuit één platform geregeld
CDAY is het congres voor de professionele communicatie adviseur. Eén waarbij het event-proces, communicatie, inhoud en interactie tiptop moet zijn. Al velen jaren is Yellenge het juiste antwoord hiervoor.
Folkert Reith, programma-manager
- 65000 gelukkige bezoekers
- 5000 geslaagde events
- 99.99 uptime
Bezoekersregistratiesysteem van Yellenge
Vraag hier direct jouw demo aan en ervaar zelf hoe makkelijk het is om bezoekers te registreren met ons bezoekersregistratiesysteem.
De routekaart naar een geslaagd event
Met Yellenge kies je de werkwijze die het beste bij jouw organisatie past. Ga je voor een langdurige samenwerking met een licentie of kies je voor een eenmalig event? Wat je ook nodig hebt, wij begeleiden je bij elke stap.
Een succesvolle samenwerking begint met een sterke start. We nemen de tijd om jouw organisatie en eventdoelstellingen te begrijpen en stemmen verwachtingen af. Wat zijn de behoeften binnen jouw team? Hoe ziet je ideale workflow eruit? Samen leggen we de basis voor een efficiënte en schaalbare eventaanpak.
Yellenge wordt afgestemd op jouw organisatie. We zorgen ervoor dat je huisstijl, templates en workflows perfect aansluiten binnen het platform. Ook nemen we de technische eisen door en richten we alles zo in dat je soepel van start kunt gaan. Dit is de fase waarin je eventmanagement écht eenvoudiger wordt.
Om Yellenge optimaal te benutten, zorgen we voor een hands-on training voor jou en je team. We leggen de basis uit, oefenen in een testomgeving en zorgen dat iedereen weet hoe ze efficiënt met het platform kunnen werken. Zo wordt Yellenge een natuurlijke aanvulling op jullie workflow.
Na de training heb je alles wat je nodig hebt om zelfstandig events te plannen en beheren. Of het nu gaat om registratie, communicatie of interactie tijdens het event, alles werkt naadloos samen. Ons supportteam staat klaar om je te helpen wanneer dat nodig is.
We blijven met je in contact om te zorgen dat je altijd het maximale uit Yellenge haalt. Heb je nieuwe eventformats of complexere uitdagingen? We denken met je mee en ondersteunen je met advanced trainingen en strategisch advies.
Data is key. Na je eerste events analyseren we samen de resultaten en kijken we waar nog verbeterkansen liggen. Welke processen kunnen efficiënter? Hoe benut je de data beter? Yellenge groeit mee met jouw organisatie en helpt je om telkens weer een stap vooruit te zetten.
Alles begint met een goed plan. Tijdens de kick-off brengen we je doelen, doelgroep en eventvorm in kaart. Wat wil je bereiken? Wie nodig je uit? Wat moet het event opleveren? We helpen je de juiste keuzes te maken en zetten meteen de eerste acties uit.
Een goed georganiseerde planning is de sleutel tot succes. We leggen alle belangrijke momenten en communicatiemomenten vast en bepalen samen de taakverdeling. Alles wordt vertaald naar het platform, zodat je een helder overzicht hebt van wat er moet gebeuren.
Een event organiseren betekent veel losse onderdelen samenbrengen. Wij zorgen ervoor dat alles op tijd staat: van een professionele registratiepagina in jouw huisstijl tot het klaarzetten van de event-app. We checken alles samen en zorgen dat geen detail over het hoofd wordt gezien.
De beste events laten niets aan het toeval over. Daarom bereiden we je voor met een volledige walkthrough van de eventdag. We briefen sprekers en moderatoren, checken de techniek en zorgen dat alles klaarstaat voor een soepele uitvoering.
De dag van het event is aangebroken. Met Yellenge kun je real-time monitoren en bijsturen waar nodig. Onze ondersteuning is flexibel: van telefonische support tot assistentie op locatie. We helpen je met check-ins, badge printing en last-minute wijzigingen, zodat jij je kunt focussen op de ervaring van je bezoekers.
Na afloop krijg je direct inzicht in alle data: wie zich heeft aangemeld, wie aanwezig was, hoe interactie verliep en hoe sessies werden beoordeeld. Je kunt alle statistieken exporteren en gebruiken voor follow-ups en evaluaties.
Waarom Yellenge
Met Yellenge kies je voor professioneel event management in één krachtig, samenhangend platform. Alles wat je nodig hebt werkt naadloos samen, van registratie tot communicatie en van app tot badge. Je profiteert van slimme event organizer software, een intuïtieve event app en een soepele registratieflow, inclusief ticketverkoop en betalingsmogelijkheden.
En je branding? Die houden we overal consistent. Je integreert moeiteloos jouw huisstijl, zodat elke uiting professioneel en herkenbaar is. Daarbij werk je samen met een betrokken partner die evenementen écht begrijpt. Fysiek, online of hybride: Yellenge denkt mee, ontzorgt en zorgt dat alles klopt.
Zo helpt Yellenge jou tijdens je event
Op de dag van je event wil je je kunnen richten op de inhoud, niet op printers, kabels of deelnemerslijsten. Daarom staat het team van Yellenge voor je klaar met support op locatie. We helpen bij check-in, begeleiden de badgeprinting en zorgen dat alle techniek doet wat het moet doen.
Even sparren of een wijziging doorvoeren? Onze supportlijn is bereikbaar voor al je vragen. Zo ben je ook tijdens het event verzekerd van rust, overzicht en directe hulp als dat nodig is.
Veelgestelde vragen
Zodra je voor Yellenge kiest, maken we een CMS-account voor je aan. Daarna volgt een korte onboarding. Dit kan via een training of een heldere instructie van het systeem. Je kunt daarna direct zelf aan de slag. Onze Customer Happiness Consultants staan altijd voor je klaar bij vragen.
Dat is zeker mogelijk. Als je ondersteuning op locatie wenst, kan een Yellenge-collega aanwezig zijn tijdens je event. Diegene helpt bijvoorbeeld bij de check-in of technische zaken, zodat jij je kunt focussen op de inhoud en je gasten.
Ja. Alles wat je in het CMS instelt is automatisch gekoppeld aan de event app. Gebruik je de app? Dan kun je self check-in of QR-scanning activeren. Deelnemers kunnen zichzelf registreren, en indien gewenst wordt hun badge desgewenst direct geprint.
Bij self check-in gebruiken deelnemers de app. Op locatie staat een scherm met een viercijferige code die elke minuut verandert. De deelnemer voert deze code in de app in. Na bevestiging wordt automatisch een badge geprint. De app laat zien bij welke balie deze opgehaald kan worden. Gebruik je geen printer? Geen probleem. De check-in werkt ook zonder badgeprinting.
